Зачем необходима печать юридическому лицу или ИП
ИП всегда имели право не использовать печать. Организации были обязаны использовать печать, но с 2015 года Госдума разрешила ООО и АО заверять документы только подписью руководителя.
При этом печать всё равно нужна, если ИП или ООО имеют дело с этими документами:
- Судебная доверенность. Если ваша компания подаёт иск через представителя, на доверенности должна быть печать. Иначе придётся оформить нотариальную доверенность.
- Бланк строгой отчётности. Если вы ещё не пользуетесь онлайн-кассой, то должны выдавать покупателям-физлицам БСО вместо чеков. До конца 2020 года организации и ИП обязаны ставить на них печати. С 1 января 2021 года правило отменят.
- Информационное сообщение при обороте подакцизных товаров. Если компания покупает или продаёт товары с акцизами, она запрашивает у контрагентов письмо с юридической информацией: названием, ИНН, адресом, датой и номером договора. На нём обязательно ставят печать.
- Отчёт оценщика. Если компания или ИП занимаются оценочной деятельностью, они составляют для клиентов отчёты и обязательно ставят на них печати.
Предприниматели пользуются печатями и по собственному желанию. Они помогают им подтвердить подлинность документов перед контрагентами и госорганами.
Какой должна быть печать
Закон не устанавливает никаких требований к печатям ИП и организаций. Главное, чтобы они были круглыми и позволяли идентифицировать подписанта. Поэтому на оттиске печати предпринимателя указывают:
- статус «Индивидуальный предприниматель»;
- фамилию, имя и отчество полностью;
- регион и город регистрации ИП;
- ИНН и ОГРНИП.
Печати юридических обычно отличаются по информации на оттиске. Вот что указывают на печатях организаций:
- полную организационно-правовую форму;
- полное наименование на русском языке;
- регион и город регистрации юрлица;
- ИНН и ОГРН.
По желанию на печать можно добавить и другую информацию. Например, наименование на иностранном языке или изображение. Главное, чтобы они не вводили в заблуждение.
Ещё одно правило касается герба РФ. Его используют только государственные органы. Всем остальным компаниям запрещено размещать герб на оттиске печати — за это штрафуют на сумму от 100 до 150 тысяч рублей.
Чтобы документ было сложнее подделать, рекомендуем предпринимателям использовать специальные „печати с защитой“. Например, добавлять микроразрывы в штрихи оригинальной печати или используют специальные чернила. По ним специалистам проще определить подделки.
Как отказаться от работы с печатью
Чтобы компания работала без печати, внесите изменения в устав. Для этого соберите пакет документов:
- Заявление по форме № Р13014. Заполните первые два блока титульной страницы и лист Н — сведения о заявителе.
- Решение или протокол о внесении изменений в устав. Укажите, что меняете учредительные документы в связи с отказом от использования печати.
- Новая редакция устава. Укажите в документе отдельной строкой, что организация не использует печать.
Когда получите новый устав, уведомьте контрагентов о решении работать без печати. Для этого составьте письмо в свободной форме, приложите копию нового устава и отправьте партнёру курьером или по почте. Госорганы уведомлять необязательно. Но вы можете, например, приложить сопроводительное письмо к отчётности — тогда у инспектора точно не возникнет вопросов.
Коротко
- Организации и ИП не обязаны работать с печатью — это их право. Но на некоторых документах предприниматели обязаны ставить печати. Например, на судебных доверенностях и отчётах по итогам оценки.
- Жёстких требований к печатям нет. Заказывайте оттиски круглой формы и пишите основную информацию: полное наименование, ИНН и ОГРНИП, регион и город регистрации.
- Чтобы перестать работать с печатью, организации вносят изменения в устав. Затем уведомляют контрагентов в письменном виде.
- Если компания работает с несколькими печатями, лучше их разграничивать дополнительными подписями на оттиске. Например, «для документов», «для архива».
