Руководитель и ИП используют КЭП УЦ ФНС, а сотрудник подписывает документы личной КЭП и подтверждает полномочия машиночитаемой доверенностью.
В 2026 году руководитель организации и индивидуальный предприниматель подписывают электронные документы своей квалифицированной электронной подписью, а представитель использует личную КЭП физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью.
Передавать сотруднику токен руководителя или оформлять на него «подпись организации» нельзя. Подпись подтверждает личность владельца сертификата, а МЧД — его право действовать от имени организации или ИП.
Материал актуализирован 30 июля 2026 года. Конкретная информационная система может устанавливать дополнительные форматы доверенности, полномочия и требования к рабочему месту.
Кто какой подписью пользуется
| Кто подписывает | Какая КЭП | Нужна ли МЧД |
|---|---|---|
| Руководитель, действующий без доверенности | КЭП руководителя, выданная УЦ ФНС России | Нет, полномочия подтверждаются ЕГРЮЛ |
| Индивидуальный предприниматель | КЭП ИП, выданная УЦ ФНС России | Нет, если ИП действует лично |
| Сотрудник или другой представитель | Личная КЭП физического лица из аккредитованного удостоверяющего центра | Да, когда он подписывает от имени организации или ИП и система использует МЧД |
| Физическое лицо от собственного имени | Подпись физического лица подходящего вида | Нет, если оно представляет только себя |
КЭП руководителя и ИП
Удостоверяющий центр ФНС России выдаёт квалифицированные сертификаты:
- руководителям юридических лиц, имеющим право действовать без доверенности;
- индивидуальным предпринимателям;
- руководителям филиалов и представительств иностранных организаций, сведения о которых внесены в соответствующий реестр;
- нотариусам — через инфраструктуру Федеральной нотариальной палаты.
Для отдельных организаций действуют удостоверяющие центры Банка России или Федерального казначейства. Поэтому маршрут выбирается по статусу владельца, а не только по названию организации.
Первичное получение и дистанционный перевыпуск выполняются способами, которые поддерживает ФНС на дату обращения. Среди них — личный визит, личный кабинет при действующем сертификате, идентификация через ЕСИА и Единую биометрическую систему, а также официальные мобильные приложения.
Как подписывает сотрудник
Сотрудник получает КЭП как физическое лицо в аккредитованном удостоверяющем центре. В сертификат не записывается универсальное право подписывать документы любой организации.
Когда представитель действует от имени компании или ИП, к его подписи присоединяется машиночитаемая доверенность. Информационная система сопоставляет:
- владельца личного сертификата;
- организацию или ИП, выдавших доверенность;
- срок действия МЧД;
- статус доверенности и отсутствие отмены;
- перечень полномочий для конкретного действия.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность — электронный документ, обычно в формате XML, который информационная система может обработать автоматически. Она содержит сведения о доверителе, представителе, сроке и полномочиях.
МЧД подписывает КЭП руководитель организации или ИП. После этого доверенность размещается или передаётся способом, предусмотренным целевой системой. ФНС предоставляет официальный сервис создания, проверки, направления и отмены электронной доверенности.
Одна доверенность не обязательно подходит для всех площадок. Перед выпуском нужно проверить формат, классификатор полномочий и правила конкретной системы.
Когда доверенность нужно заменить или отменить
- сотрудник уволился или больше не выполняет соответствующую функцию;
- изменился объём полномочий;
- закончился срок доверенности;
- изменились данные представителя или доверителя;
- утрачен ключ электронной подписи;
- доверенность была выдана ошибочно.
Простого удаления файла с компьютера недостаточно. Отмена должна быть оформлена и передана в реестр или информационную систему предусмотренным способом.
Что проверить перед отправкой документа
- Срок действия и статус сертификата КЭП.
- Совпадение владельца сертификата с подписантом.
- Действительность МЧД и отсутствие отмены.
- Наличие нужного полномочия в доверенности.
- Поддержку формата МЧД целевой системой.
- Корректность криптографического программного обеспечения и цепочки сертификатов.
- Квитанцию о приёме и результат проверки подписи после отправки.
Основные ошибки
- сотруднику передают носитель и PIN руководителя;
- личную КЭП сотрудника используют без подтверждённых полномочий;
- МЧД содержит слишком общие или неподдерживаемые полномочия;
- доверенность закончилась либо была отменена;
- организация считает изображение подписи или печати электронной подписью;
- сертификат принимается одной системой, но не подходит для другой;
- после увольнения доступ и доверенность остаются действующими.
Безопасность
Закрытый ключ, токен, PIN-код и коды подтверждения нельзя передавать специалисту или коллеге. Владелец КЭП самостоятельно выполняет подписание и контролирует документ до ввода PIN.
При утрате носителя, подозрении на копирование ключа или подписании неизвестного документа сертификат следует оперативно отозвать, доступы заблокировать, а действующие МЧД проверить и при необходимости отменить.
Подробное руководство
Выбор вида подписи, способы идентификации, «Госключ», носители, отзыв сертификата и работа представителей подробно разобраны в основном материале.
Электронная подпись в 2026 году: КЭП, Госключ и МЧД
Чем может помочь ГК ДИАЛОГ
Группа компаний Диалог помогает выбрать маршрут получения КЭП, настроить рабочее место, сформировать МЧД и проверить её применение в нужной системе. Сертификаты выпускает соответствующий удостоверяющий центр, а подписание выполняет владелец закрытого ключа.
Сопровождение получения электронной подписи
Официальные источники
- ФНС России: основные положения об электронной подписи.
- ФНС России: получение КЭП в 2026 году.
- ФНС России: создание и проверка МЧД.
- Официальный сервис создания и проверки доверенности.
- Официальное приложение ФНС «Моя подпись».
Материал носит общий информационный характер. Требования конкретной площадки и информационной системы проверяются перед выпуском сертификата и доверенности.
