Кому нужна прослеживаемость импортных товаров: проверка перечня, РНПТ, электронные счета-фактуры и УПД, уведомления, отчётность, ЕАЭС и остатки.
Национальная система прослеживаемости применяется к отдельным импортным товарам и основана на передаче регистрационного номера партии — РНПТ. Это документальный учёт: товар не маркируют дополнительным кодом на каждой единице, но реквизиты партии проходят через счета-фактуры, УПД, декларацию по НДС и специальную отчётность.
Обязанности могут возникнуть у организации или ИП на любой системе налогообложения — не только у импортёра и плательщика НДС.
Прослеживаемость и маркировка — не одно и то же
| Критерий | Прослеживаемость | Маркировка |
|---|---|---|
| Объект учёта | Партия импортного товара | Как правило, конкретная единица или упаковка |
| Идентификатор | РНПТ | Код маркировки |
| Основная система | ФНС России и налоговые документы | Государственная информационная система маркировки |
| Физический код на товаре | Не требуется самой системой прослеживаемости | Обычно требуется нанесение или считывание кода |
Один товар может одновременно подпадать под разные режимы. Выполнение требований маркировки не отменяет прослеживаемость и наоборот.
Какие товары подлежат прослеживаемости
Перечень утверждён постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110. ФНС указывает восемь товарных групп; среди них отдельные холодильники и морозильники, стиральные машины, мониторы и проекторы, телевизионные приёмные устройства, детские коляски и удерживающие устройства, автопогрузчики и отдельная специальная техника.
Торгового названия недостаточно. Принадлежность проверяют прежде всего по коду ТН ВЭД ЕАЭС, описанию товара, стране происхождения и исключениям действующей редакции перечня. Код ОКПД2 помогает в учёте и закупках, но не должен использоваться изолированно.
Для проверки следует использовать официальный сервис ФНС по прослеживаемости товаров и РНПТ. Перечень и коды нужно проверять на дату операции.
Кого касается система
- импортёров товаров из третьих стран;
- организаций и ИП, ввозящих товар из другого государства ЕАЭС;
- оптовых и розничных продавцов прослеживаемого товара;
- покупателей, использующих такой товар как основное средство или для собственных нужд;
- комиссионеров, агентов, комитентов и принципалов в предусмотренных схемах;
- организаций и ИП на УСН, ПСН и других специальных режимах;
- участников передачи, утилизации, переработки, экспорта и иных операций с товаром.
Продажа физическому лицу для личных нужд может прекращать прослеживаемость, но до такой продажи продавец обязан корректно оформить операцию. Сам факт работы в рознице не освобождает бизнес от учёта.
Что такое РНПТ и откуда он берётся
РНПТ связывает партию товара с документом, на основании которого сведения появились в национальной системе.
| Ситуация | Основание для РНПТ | Действие участника |
|---|---|---|
| Ввоз из страны вне ЕАЭС | Декларация на товары и номер товарной позиции | Импортёр формирует РНПТ по данным таможенного документа |
| Ввоз из государства ЕАЭС | Квитанция ФНС по уведомлению о ввозе | Направить уведомление в течение 5 рабочих дней после принятия товара на учёт |
| Остаток без РНПТ | Квитанция по уведомлению об остатках | Подать уведомление до операции, для которой нужен РНПТ |
| Покупка внутри России | Счёт-фактура или УПД поставщика | Принять РНПТ, количество и единицу измерения в учётной системе |
РНПТ нужно проверять вместе с кодом товара, количеством и специальной единицей измерения. Механическое копирование номера от другой партии создаёт разрыв в цепочке.
Какие документы используются
- уведомление о ввозе — при поступлении прослеживаемого товара из государства ЕАЭС;
- уведомление о перемещении — при вывозе товара из России в другое государство ЕАЭС;
- уведомление об остатках — для получения РНПТ на ранее приобретённый товар перед установленными операциями;
- счёт-фактура или УПД — при обороте товара с реквизитами прослеживаемости;
- корректировочный документ — при изменении стоимости или количества;
- отчёт об операциях — для операций и участников, которые должны отражаться в специальной отчётности;
- декларация по НДС, книги покупок и продаж — для соответствующих операций плательщиков НДС.
По состоянию на 3 августа 2026 года в нормативном разделе ФНС опубликован приказ от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@ с формами уведомлений и отчёта. Проекты новых форм нельзя применять как вступивший в силу акт до их официального утверждения; перед отправкой следует обновить бухгалтерскую программу и проверить действующий формат у ФНС.
Основные сроки
| Документ | Общий срок | От какой даты считать |
|---|---|---|
| Уведомление о ввозе из ЕАЭС | В течение 5 рабочих дней | С даты принятия товара на учёт |
| Уведомление о перемещении в ЕАЭС | В течение 5 рабочих дней | С даты отгрузки |
| Уведомление об остатках | Не позднее дня установленной операции | До продажи, передачи или иной операции, для которой нужен РНПТ |
| Отчёт об операциях | Не позднее 25-го числа месяца после квартала | После квартала, в котором совершена отражаемая операция |
Отчёт не подаётся автоматически за каждый квартал только из-за наличия товара на складе. Обязанность определяется фактически совершёнными операциями, налоговым статусом участника и правилами их отражения в декларации по НДС или специальном отчёте.
Счёт-фактура и УПД
При реализации прослеживаемого товара в документ включают РНПТ, количественную единицу измерения, количество и другие обязательные реквизиты. Для электронного счёта-фактуры и УПД используется актуальный формат ФНС и обмен через оператора ЭДО.
С 2026 года для электронного обмена отгрузочными документами используется действующий формат УПД. При этом способ оформления конкретной операции зависит от НДС, статуса сторон и предусмотренных законом исключений. Нельзя удалять реквизиты прослеживаемости только потому, что продавец применяет УСН или покупатель приобретает товар для собственных нужд.
Ввоз и перемещение между странами ЕАЭС
При ввозе из государства ЕАЭС участник направляет уведомление о ввозе и получает от ФНС квитанцию с РНПТ. При перемещении из России в другое государство ЕАЭС направляется уведомление о перемещении. Оба срока по общему правилу составляют пять рабочих дней, но считаются от разных событий.
Прослеживаемость не заменяет декларацию по косвенным налогам, заявление о ввозе и уплате косвенных налогов, статистическую форму и другие документы внешней торговли. Нужно отдельно определить полный комплект по конкретной поставке.
Когда прослеживаемость прекращается
Положение № 1108 содержит закрытые основания. К ним, в частности, относятся предусмотренные правилами случаи:
- выбытия товара вследствие переработки, утилизации, уничтожения или безвозвратной утраты;
- реализации физическому лицу для личных, семейных и домашних нужд;
- вывоза за пределы территории России в установленном порядке;
- включения товара в состав другого имущества, когда он становится его неотъемлемой частью;
- передачи отдельных товаров дипломатическим представительствам и в других прямо предусмотренных случаях.
Поломка, моральный износ или простое объединение монитора, клавиатуры и системного блока в комплект сами по себе не прекращают прослеживаемость. Основание и первичный документ нужно фиксировать в учёте.
Когда прослеживаемость возобновляется
Она может возобновиться, например, при возврате товара физическим лицом продавцу или возврате ранее перемещённого товара из государства ЕАЭС. Нужно восстановить связь с исходным РНПТ, количеством и документом возврата, а при необходимости скорректировать уведомление или отчёт.
Практический алгоритм для бизнеса
- Проверить номенклатуру по ТН ВЭД ЕАЭС и действующему перечню № 1110.
- Выделить импортные остатки и партии без подтверждённого РНПТ.
- Настроить хранение РНПТ, количества и единицы измерения по каждой партии.
- Проверить форматы ЭДО и обновление учётной программы.
- Распределить обязанности между закупками, складом, продажами и бухгалтерией.
- Настроить контроль пятидневных сроков и квартальной отчётности.
- Проверять входящие УПД до принятия товара и исходящие документы до отправки.
- Документировать прекращение и возобновление прослеживаемости.
- Проводить сверку РНПТ и количественных остатков перед закрытием квартала.
Частые ошибки
- проверять товар только по названию или ОКПД2 без кода ТН ВЭД ЕАЭС;
- считать прослеживаемость разновидностью маркировки;
- не учитывать товары, купленные для собственных нужд или как основные средства;
- считать УСН или ПСН освобождением от системы;
- копировать РНПТ от другой партии;
- пропускать уведомление по старым остаткам перед продажей;
- путать уведомление о ввозе с отчётностью по косвенным налогам;
- списывать прослеживаемость из-за поломки без законного основания;
- использовать проект формы вместо действующего формата ФНС.
Чем может помочь ГК ДИАЛОГ
Группа компаний Диалог помогает проверить номенклатуру и остатки, настроить учёт РНПТ и ЭДО, подготовить уведомления и отчёт об операциях, провести сверку перед закрытием квартала. Принадлежность конкретного товара к перечню определяется по его документам, классификации и действующему регулированию.
Внедрение электронного документооборота
Официальные источники
- ФНС: национальная система прослеживаемости импортных товаров.
- ФНС: проверка товара и РНПТ.
- Постановление Правительства РФ № 1108.
- Постановление Правительства РФ № 1110.
- Приказ ФНС № ЕД-7-15/645@: формы и форматы документов.
Материал актуализирован 3 августа 2026 года и носит общий информационный характер. Перед операцией проверьте редакцию перечня, код ТН ВЭД ЕАЭС, происхождение товара и действующий формат документа на сайте ФНС.
